Reconocer un buen acta.

Entre las muchas responsabilidades de un Administrador de fincas, figura la organización y gestión Juntas y la redacción de las Actas pertinentes que recogen por escrito el devenir de las Juntas, temas tratados, conclusiones y cuestiones que hayan podido surgir fuera del orden del día. Una tarea aparentemente sencilla pero que exige atención, minuciosidad y fidelidad de contenidos.

Por norma general se suele convocar una Junta anual para el tratamiento de temas económicos de la Comunidad y todas aquellas que sean necesarias por iniciativa del Presidente (si estuviera imposibilitado, por el Vicepresidente) o bien por la cuarta parte de los propietarios (o de quienes representen más del 25% de las cuotas). Todas exigen una previa comunicación con seis días de antelación en la que se informa de la fecha de celebración y del orden del día o lista de puntos que van a tratarse.

Precisamente este es un esquema  que no solo sirve de referencia para fijar un hilo conductor organizado sino también resulta de extrema utilidad para redactar correctamente el Acta posterior siguiendo la misma relación de temas. Así, por lo general, se incluyen las siguientes categorías:  lectura y aprobación del acta anterior, aprobación de cuentas y presupuestos anuales, decisiones sobre obras y derramas, otros asuntos de interés para la comunidad y ruegos y preguntas.

El primer apartado del Acta, sin embargo, debe hacer referencia a la convocatoria, es decir, fecha y hora, mención de las asistencias y ausencias, enumeración de los propietarios que no están al corriente de los pagos e indicación de la prohibición de su derecho a voto en caso necesario, mención del autor o autores de la convocatoria, número de la misma (primera, segunda…etc) y si tiene carácter ordinario o extraordinario.

A continuación se procede con el orden del día y se reflejan los temas tratados, las votaciones a favor y en contra así como las opiniones y valoraciones de los vecinos. A ello se añaden las cuestiones planteadas y soluciones propuestas para que todo quede registrado con detalle. No hay que olvidar que cuanto mayor sean la precisión y exactitud con que se recojan los datos de la reunión, menores serán los posibles problemas en el futuro.

Por último, y para que el Acta adquiera legalidad, es vital que el documento quede firmado por el Presidente y el Secretario, o en su defecto, el Administrador de Fincas ya que, sin el cumplimiento de este formalismo, el documento no tendría validez ante los Tribunales. Una vez finalizado el protocolo de firmas, el Acta debe ser remitida a los asistentes y ausentes en el domicilio que se haya acordado.

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Fuente: comunidadesdevecinos.es

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